расставляй правильно приоритеты и не отвлекайся на мелочи

99 советов по работе с электронной почтой. Часть 2.

Продолжение….
Начало здесь: Часть 1. Этикет.

Коммуникативность и эффективность

Теперь, когда мы описали приципы базового поведения в электронной почте, важно понять, через что-же действительно должно пройти Ваше планируемое сообщение.

17. Используйте как можно более емкое предложение в теме
Напишите что-нибудь значимое в строке темы, давая получателям ключ к тому, о чем Вы хотите сообщить в письме. В еще большей степени это необходимо для отличия легитимного письма от спама. Тема письма часто вводит в заблуждение.

18. Будьте кратки
Если возможно, не отсылайте черезвычайно длинные тексты. Попробуйте резюмировать Вашу информацию таким образом, чтобы Ваши получатели с большей вероятностью прочли ее полностью и правильно отреагировали. Когда можно, разбивайте длинные письма на пронумерованные ключевые формы, это даст Вашим получателям возможность отвечать со ссылкой на конкретный номер.

19. Резюмируйте
Предваряйте длинное сообщение коротким резюме.

20. Пользуйтесь, по необходимости, бланками
В своей «Five Fast Email Productivity Tips», автор, Merlin Mann, рекомендует ‘читинг’ — использование шаблонов и бланков писем, когда Вы находите свои ответы (или вопросы) неоднократно схожими. Большой процент студентов-первокурсников учатся делать это, когда пишут письма домой, друзьям и товарищям.

21. Используйте «Ответить всем», когда это действительно необходимо
Обычно, общий совет — не используйте «Ответить всем», если другим получателям группового письма не нужен Ваш ответ. Но, неуместно забывать об использовании этого, когда это действительно необходимо. Если подавляющее большинство группы жаждет прочесть это сообщение, написание индивидуальных адресов только убъет Ваше время и увеличит шансы на то, что Вы сможете пропустить важный почтовый адрес.

22. Помните телефоны
Не считая того, что Вам необходимо задокументировать переговоры (или если Ваш собеседник находится очень далеко), рассмотрите вариант обычного телефонного звонка (или обычного письма) к Вашему возможному получателю, вместо электронной почты. Люди часто по умолчанию пишут электронные письма потому что это быстро и просто; но иногда, написаное от руки письмо или телефонный звонок могут внести характерную черту в переговорах, которая действительно необходима.

23. Если это важно, скажите насколько
Написание «ВАЖНО», впереди темы вашего письма, позволит выбиться ему из общей массы и более удачно сфокусировать внимание получателя. Но будьте уверены, что это действительно важно; помните, сколько внимания было уделено мальчику, который кричал — волк, когда его крик был действительно значимым.

24. Вы в отпуске?
Если Вы покинули свой офис на длительный период, установите автоответчик для информирования тех, кто отсылает Вам почту во время Вашего отсутствия и ожидает Ваш ответ. Это вежливо (сообщение отсылается на такой email только раз) и оберегает от множетсва писем: «Я жду Вашего ответа». Однако, не используйте автоответчик на Ваших домашних почтовых адресах; ведь нежелательно «болтать» о том, что у Вас никого не будет дома.

25. Используйте смайлы
Если Вы думаете, что то, что Вы написали, может быть воспринято в неправильном тоне или эмоциях, используйте соответствующие смайлики. Это должно быть очевидным, но этот совет не применим к рабочей или профессиональной переписке, или если собеседник еще не знает Вас. Маркетинговый гений Seth Godin написал The Smiley Dictionary и там есть несколько сайтов: Helvig’s smiley dictionary, the unofficial smiley dictionary, и EFF’s unofficial smiley dictionary.

26. Читайте и корректируйте
Есть разница между опечаткой и плохим написанием. Плохое написание улучшается с практикой. Опечатка остается опечаткой, пока Вы не выберете время устранить ее. Если Вы устраиваетесь на работу или подработку, это особенно важно — прочитать и скоррекировать, прежде чем Вы пошлете это сообщение. И как только Вам понадобится другая причина быть кратким, помните, что шанс поставить опечатку прямопропорционален длине Вашего сообщения.

Мобильная почта

27. Знайте свои ограничения
Мобильная почта лучше всего подходит очень проворным людям. Она не всегда более продуктивный путь общения для всех. Чтение почты через мобильник — прекрасно, но если Вы не имеете проворных пальцев, что-бы использовать кейпад для написания ответа, оставьте Вашу затею и просто обработайте почту на компьютере.

28. Используйте голосовой набор
Появились мобильные программы, которые могут перевести Вашу речь в текст, который затем Вы можете использовать для ответа на почтовые сообщения. Так как эта технология только начинает пробиваться в массы, если Вы хотите ее использовать, Вам необходимо пойти в магазин за телефонным аппаратом поддерживающим функцию «голос в текст» (voice-to-text).

29. Дублирование почты или ее нехватка
Если Вы планируете использовать почту как на мобильном устройстве, так и на компьютере, имейте в виду, что некоторые почтовые сервера и клиентские программы загружают каждое почтовое сообщение на устройство, которое Вы используете и удаляет их с сервера. Это может быть рискованным для Вашей карьеры, если Вы подключитесь с мобильного устройства, прочитаете почту и затем удалите ее с целью ответить на нее позже с компьютера. Поэтому будьте уверены, что Вы знаете как Ваш клиент обрабатывает такое мобильно-компьютерное разделение.

30. Будьте эксклюзивны
Будет лучше, если Вы заведете отдельный почтовый аккаунт для мобильных устройств. Если Вы планируете куда-либо отправиться на длительный период, оставив свой лэптоп или десктоп, Вы можете перенаправить всю обычную почту на мобильный аккаунт, настроив фильтрацию. Используйте этот аккаунт только для мобильных устройств. Имея раздельные аккаунты, Вы можете быть спокойны за отправку всей Вашей подписки и других объемных сообщений обычной почты на Ваш основной аккаунт. Вы также можете подписываться на новые продукты с основного аккаунта, что-бы быть уверенным, что Вы не будете заспамлены прежде чем эти письма попадут на Ваш мобильный аккаунт.

31. Не отправляйте почтовые вложения на мобильные устройства
Если Вы знаете, что Ваши коллеги используют свои мобильные устройства для проверки почты в течении длительного времени, не отсылайте им вложения. Отправьте вместо этого, отрывок текста, если такое возможно, или ссылку, где они могут это скачать, когда доберутся до своих лэптопов или десктопов.

32. Пользуйтесь мобильной почтой в разумных пределах
Ежемесячные тарифные планы беспроводной связи имеют определенный лимит пропускной способности. Отправляя вложения (или получая их) это может оказаться разорительным для Вашего кошелька. Некоторые мобильные почтовые сервисы позволяют Вам видеть, что к Вам пришли почтовые вложения, но другие автоматически начинают их скачивание. Ради себя и кошелька своих коллег оставьте почтовые вложения на потом.

Производительность, почтовые папки и фильтрация

Электронная почта становится только тогда успешной технологией, когда она остается эффективным средством коммуникации. Две угрозы — спам и дезорганизация делают почту менее эффективной, поэтому, преодоление этих недостатков и есть тема этой секции.

33. Отвечайте сразу
Не оставляйте письмо непрочитанным более чем на два дня. Просматривайте его сразу и либо сразу отвечайте, либо после прочтения переместите его в папку «к ответу».

34. Отвечайте сразу, часть 2
Допустимое время ответа для почтовых сообщений — 24 часа, оно разнится для различных отраслей. Знайте Ваше ожидаемое время ответа и проверяйте почту в соответствии с ним.

35. Отвечайте сразу, часть 3
Если кто-то отправил Вам черезчур объемное сообщение и Вы не располагаете достаточным временем для ответа на все письмо, ответьте коротким подтверждением о его получении и Вашим намерением ответить на него более детально.

36. У меня «завал»
Если Вы получили письмо, на которое должен быть получен цельный ответ, но это требует значительных временных затрат которыми Вы не располагаете, отвечайте на него частями. Ссылайтесь на каждый исходный пункт письма, на которое Вы отвечаете, это нормально. Поясните получателю, что Вы собираетесь отвечать частями, иначе он может удивиться если подумает, что Вы пропустили последнюю часть его сообщения.

37. Соблюдайте дисциплину
Проверяйте Вашу почту через регулярные интервалы времени. Либо каждые 5 минут, либо каждые 5 дней, людям необходимо наверняка знать Ваше допустимое время ответа, поэтому составьте Ваше рабочее расписание и придерживайтесь его.

38. Сконцентрируйтесь на срочности
Почтовые клиенты и почтовые веб приложения, такие как Hotmail и Gmail позволяют сортировать Вашу почту в порядке, в котором Вам необходимо ответить на нее. Подумайте над созданием папок: «Срочные», «К ответу», «Информационные» и «Другое». Затем переместите в соответствующие папки Ваши входящие сообщения. Вы можете автоматизировать процесс сортировки применив фильтрацию к почтовым адресам, таким образом, почтовый клиент будет делать сортировку за Вас.

39. Будьте выборочным
Не каждое почтовое сообщение принятое Вами требует ответа. К примеру сообщения: «К сведению» и групповые письма должны быть прочитаны и задокументированы. Сообщения не связанные с работой должны быть переправлены на Ваш домашний аккаунт для последующих разборок.

40. Будьте быстрым
Почтовые сообщения на работе должны содержать конкретные вопросы или официальные предложения по существу, это лучший способ для обмена знаниями, сплетни и рассказы придержите для других мест.

41. Знайте свои ограничения
Не подписывайтесь на дюжину бесплатных сайтов с разными советами, если Вы не в состоянии их все прочитать. Если Вы чувствуете, что это Вам необходимо, по какой-либо причине, используйте бесплатные почтовые аккаунты или посмотрите в сторону использования RSS подписки.

42. Говорите по существу
Иногда, обычный текстовый чат — лучший путь к разрешению необходимости быстрых коммуникаций, вместо посылки дюжины почтовых сообщений туда и обратно. Держите минимум отложенных и подготовленных к пересылке писем, тем самым Вы сохраняете контроль над Вашей входящей документацией и предотвращаете возможность ситуации Вашей несостоятельности и перегруженности.

43. Делайте то, что делают гуру
Здесь представлены несколько великолепных писателей, которые концентрировались именно на советах по технологии организации, это Merlin Mann со своими 43-Folders, упомянутый везде где можно, на протяжении всей этой статьи и David Allen, автор Getting Things Done.

44. Разбираемся с делами
Не перетаскивайте что-либо из вашей входящей папки в другую, если Вы еще не прочитали этого. Лучше пойдите таким путем: прочтите сообщение, ответьте на него и задокументируйте (заархивируйте). По этому способу, ваша папка входящих сообщений должна содержать только непрочитанные сообщения. Или на крайний случай, те, на которые Вы еще не успели ответить. Это просто, так нужно «разбираться с делами», более эффективно и в соответствии с почтовыми задачами.

45. Будьте конкретны в Ваших почтовых заголовках
По теме почтового сообщения получатель может его обрабатывать соответствующим образом. Знаментое ‘Re:’ оставшееся единственным в заголовке может восприниамться либо как спам, либо как самое менее значимое информационное сообщение. Спецификация заголовков не только облегчает документирование, но и делает процесс поиска необходимых Вам сообщений менее затратным по времени, даже спустя месяцы после их получения.

46. Используйте бесплатные аккаунты
Всегда используйте бесплатные аккаунты для всех Ваших бесплатных подписок. Неважно, что они Вам говорят, Вы все равно начнете получать «непрошенную» почту в будущем и это внесет некоторый беспорядок в Вашу работу и снизит Вашу продуктивность.

47. Ведите черные списки спамеров
Не нужно просто удалять спам, приходящий к Вам, заводите его в черные списки. Блокируя почту отправителя спама Вы тем самым устраняете бОльшую часть возможного приходящего спама. Удивительно, но большее количество спама, приходит от одних и тех же отправителей, поэтому несколько месяцев старательного ведения черных списков помогут оставить спамеров в безвыходном положении.

48. Спам фильтры
Большинство почтовых клиентов имеют в своем составе спам фильтры, которые могут быть включены или нет. Они не на 100% корректны, поэтому Вы должны иметь привычку визуально просматривать Вашу спам папку, что-бы быть уверенным, что Вы не пропустили ничего важного. Естественно это необходимо только в том случае, если у Вас задействован спам фильтр.

49. Бросайте Ваши «заспамленные» аккаунты
Если у Вас есть бесплатный почтовый аккаунт, который перегружен входящим спамом, сохраните всю важную контактную информацию, заархивируйте необходимые почтовые сообщения и затем бросьте этот почтовый аккаунт. Возьмите другой и оповестите об этом все Ваши контакты. Не забудьте обновить все веб сайты с Вашим опубликованным почтовым адресом.

50. Не допускайте почтовой перегруженности
Kaitlin Duck Sherwood дает полезный совет как не допускать почтовой перегруженности. Он простой, но эффективный и гласит: «не нужно отвечать», или по другому, если ответ не нужен — не отвечайте.

Продолжение следует…

Источник:
ITSecurity

Ответить
Обязательные поля помечены *