расставляй правильно приоритеты и не отвлекайся на мелочи

99 советов по работе с электронной почтой. Часть 1.

Предисловие

В силу своей бытности, всегда мечтал найти, или создать такое место, куда можно вежливо послать недовольного собеседника (читай — клиента), которому необходимо иметь хоть какое-то начальное знание о теме нашей беседы, эдакое: «Место для тыкания носом». И вот, наткнулся на довольно интересную статью, своеобразный симбиоз правил работы с электронной почтой, за перевод которой я и взялся. Старался переводить как можно ближе к исходному тексту, но с правильной смысловой нагрузкой, если есть неточности, я буду рад их исправить, ведь я только еще «грызу» английский. Встречайте первую часть:

Hacking Email: 99 Email Security and Productivity Tips

Ежедневные, и не совсем ежедневные, советы о том как Вы можете сохранить свою электронную почту надежной и безопасной.

Когда люди читают телефонный номер они используют «телефонный ритм». Никто не может объяснить «телефонный ритм» мы все просто делаем это автоматически, «…713…555…12…34», подобно тому, когда мы отвечаем на телефонный звонок и говорим, «Алло». Ни один из нас не задумывается делая это, но почему-то мы все так представляемся, поднимая трубку.

Почему-же тоже самое случается когда приходит электронная почта, здесь нет определенных стандартов? Несмотря на то, что каждый день отсылается 6 миллионов электронных писем, почти ни одно из них не согласуется с такими простыми вещами как почтовый этикет, или как организуется неофициальная переписка или то, можно ли считать электронное письмо частным или нет.

99 советов в этой статье составяют лучшее из почтовой практики. Начиная с того, как корректно использовать «BCC:» до того, что сделают почтовые вложения с Вашей мобильной почтой, совместимы ли они с ней, этот список описывает все, что Вам необходимо знать об электронной почте.

Этикет
Мы все виновники плохих манер, время от времени, но когда дело доходит до электронной почты, некоторые люди совершенно перестают отдавать себе в этом отчет.

1. Не отсылайте частные сообщения с Вашего офисного (корпоративного) почтового ящика
Если Вы хотите отослать персональное сообщение с работы (а Вы должны постараться минимизировать это), используйте бесплатные почтовые сервисы, такие как Hotmail, Gmail, Yahoo! или Excite, если в Вашем офисе такое позволительно. Содержимое Ваших сообщений отправленное через эти сервисы менее «»заметно» Вашим работодателям, поэтому частные сообщения останутся частными.

2. Используйте BCC если это необходимо
Если Вы должны отослать групповое письмо к нескольким получателям, которые не должны знать друг-друга, не добавляйте их адреса в поле CC (копия); это один из методов по сбору адресов используемых спамерами. Вместо этого используйте BCC (скрытая копия) для этих адресов и в поле «to» (кому) введите свой почтовый адрес.

3.Не отсылайте циркуляры
Это невежливо — рассылать циркуляры (бланки, заготовки рассылок), особенно Вашим друзьям и коллегам за исключением случая, когда они все — единая часть группы ожидающая этот циркуляр.

4. Не пересылайте «письма счастья»
Просто не делайте этого. Про это сказано уже достаточно. В таких письмах, как правило, говорится, что если Вы не перешлете это письмо еще 10 получателям Вы умрете. Мне безразлично Ваше суеверие, просто не пересылайте их!

5. Будьте профессионалом
Будьте уверены, что Ваши почтовые сообщения не содержат ‘u’, ‘afk’, ‘ty’, ‘jk’ и/или миллионы других акронимов (сокращений) используемых как правило в чатах и SMS. Они разрабатывались потому, что телефонная клавиатура не совсем подходит для написания полной формы этих слов, предложений и параграфов. В бизнес переписке, как ни крути, они могут оставить впечатление ребячества и малограмотности.

6. Будьте профессионалом. Часть 2. Следите за стилем письма
Отдавайте себе отчет в профессионализме (или непрофессионализме) отношений между Вами и получателем каждый раз, когда начинаете писать письмо. Используйте это для оценки, какие темы подходят для написания в данном случае или не подходят, так же, каким будет стиль Вашего письма. Это вероятно довольно общее утверждение для многих, но Вы будете удивлены тому, как часто это правило игнорируется.

7. Будьте осторожны
Почтовые сообщения — неличные; они могут быть перехвачены где угодно по дороге к получателю. В добавок к этому, они могут находиться в почтовых ящиках получателей годами, вернувшись позже к отправителю со ссылкой на его слова. Подумайте прежде чем отправить письмо, чтобы потом не надо было об этом жалеть.

8. Урезайте подписи
Подпись к данным, особенно в бизнесе, должна содержать настолько мало строк, насколько это возможно. Общепринято не более четырех строк. Сообщения, содержащие две строки в изложении и десять строк в подписи, заставляют получателей непроизвольно пропускать суть изложения и переводить взгляд на подпись.

9. Можно Вас процитировать?
Когда Вы отвечаете на письмо, содержимое оригинального письма цитируется (берется в кавычки). Вырежьте наиболее значимые предложения из письма, на которые Вы отвечаете, начните их с символа «>» (если он еще там не стоит) и вставьте эту цитату вверху Вашего ответа. Удалите остаток оригинального письма из Вашего ответа, иначе Вы будете отвечать и за другие фразы оригинального текста.

10. Не пользуйтесь почтой, когда Вы не в духе
Этот совет взят из книги Joan Tunsall’s: Better, Faster Email. Когда большую часть времени, почтовое сообщение не передает Ваших эмоций, в особенности юмора, это выглядит как-будто Вы затаили какую-то злобу, даже если Вы не собирались этого делать..

11. Не бойтесь требовать объяснений
Если кто-то прислал Вам письмо, которое огорчило Вас, будьте уверены, что Вы полностью поняли его суть. Как говорилось в предыдущем пункте, эмоции и тон не всегда корректно передаются в письме. Вместо того, что-бы писать злобный ответ, напишите ответ, где процитируйте непонятные Вам предложения с просьбой объяснить их суть. Укажите как Вы поняли их и спросите отправителя так ли это на самом деле.

12. Избавьте друзей от спама
Иногда, почтовые сервера компаний ломаются и рассылают по 45 копий одного и того же письма получателям (личный опыт). Даже если это не Ваша ошибка, будьте вежливы, принесите глубочайшие извинения своим друзьям, семье или сокурсникам.

13. Учитывайте особенности других почтовых систем
Для примера, если у Вас есть друг с аккаунтом на Hotmail и Вы хотите выслать ему список гиперссылок. Hotmail не поддерживает гиперссылки внутри почтовых сообщений. К примеру, Вы не можете просто взять и скопировать явный URL не приложив к этому усилий. Таким образом, кто-либо, использующий браузер с вкладками, такими как в новых веб браузерах (включая IE7.x), может тщетно пытаться открыть ссылки в новой вкладке или окне. Конечно сложно знать обо всех типах почтовых систем, но некоторая осведомленность уменьшает количество ситуаций, которые могут разочаровать получателей.

14. Отвечайте на групповое письмо адекватно
Если кто-то прислал групповое письмо, на которое требуется ответ, и только отправитель, или часть группы ожидает этот ответ, не отсылайте его всей группе, пошлите только тем, кому это необходимо.

15. Не отвечайте на каждое групповое письмо
Более специфичный случай, это правильно, когда Вы наблюдаете со стороны за групповой беседой, если она не адресована конкретно Вам. Однако, читайте письма аккуратно, чтобы быть уверенным, что Вы не тот самый получатель, от которого ожидают ответ.

16. Уважайте почтовые правила и нормы
Некоторые страны имеют специфические правила по отношению к большей части электронной почты. Если Вы используете почту для продвижения своего бизнеса Вам необходимо знать законы не только Вашей страны но и вероятно тех, с кем Вы будете переписываться. Это трудная задача, представленная всем сообществом интернет, но ее значение не может быть преувеличено.

Продолжение следует…

Источник:
ITSecurity

2 комментария на статью:
  1. Crazy Почта:

    Можно опубликовать эту статью на сайте http://www.aboutmail.ru?

  2. dennis:

    Конечно можно, если Вы укажите источник перевода, всегда рады..

Ответить
Обязательные поля помечены *